Dowody księgowe

źródło: Rzeczpospolita

źródło: Rzeczpospolita

źródło: Rzeczpospolita

źródło: Rzeczpospolita

źródło: Rzeczpospolita

Zbliża się ostatni kwartał roku kalendarzowego, co dla jednostek gospodarczych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza rozpoczęcie przygotowań do zamknięcia roku. Styczeń to kolejny miesiąc, w którym działalność służb finansowo-księgowych koncentruje się poza bieżącą pracą na czynnościach związanych z zamknięciem roku. Należy do nich między innymi upewnienie się, że do ksiąg rachunkowych danego roku obrotowego wprowadzono każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Obowiązek taki nakłada na księgowych art. 20 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: uor).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane również „dowodami źródłowymi". Ustawa o rachunkowości wprowadza podział dowodów źródłowych zaprezentowany w tabeli 1.

Tabela 1.

Kategoria

Źródło

Przykład

zewnętrzne obce

otrzymane od kontrahentów

faktura VAT zakupu, paragon itp.

zewnętrzne własne

przekazywane w oryginale kontrahentom

faktura VAT sprzedaży, rachunek itp.

wewnętrzne

dotyczące operacji wewnątrz jednostki

raport kasowy, polecenie księgowania, lista płac itp.

Zapisów w księgach rachunkowych dana jednostka gospodarcza może dokonać również na podstawie sporządzonych przez nią dowodów księgowych przestawionych w tabeli 2.

Tabela 2.

Rodzaj

Opis

zbiorcze

służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione

korygujące

korygujące poprzednie zapisy

zastępcze

wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu...