Archiwalne dokumenty pod opieką specjalistów. Za abonament

źródło: Shutterstock

Powierzenie zewnętrznemu podmiotowi zarządzania dokumentacją niesie ze sobą wielopłaszczyznowe korzyści, z których najważniejszą jest wyeliminowanie konieczności posiadania odpowiedniej bazy lokalowej dla narastającego zbioru akt.

Firmy prowadzące działalność nie muszą tworzyć własnego archiwum, mogą wynająć wyspecjalizowany podmiot, który się tym zajmie. Zewnętrzna obsługa akt osobowo-płacowych może polegać nie tylko na ich przechowywaniu, ale też na bieżącej obsłudze archiwów zakładowych.

Zajmą się aktami innych firm

Archiwizacja dokumentów wymaga od pracowników i przedsiębiorców dużego nakładu pracy, a także wyjątkowej skrupulatności, aby nie doszło do zgubienia lub zniszczenia dokumentów. Milowy postęp, jaki dokonał się w ostatniej dekadzie w obszarze technologii, powoduje, że coraz więcej firm gromadzi dokumenty na cyfrowych nośnikach, bo cyfrowa archiwizacja danych umożliwia umieszczenie całej dotychczasowej dokumentacji w jednym miejscu.

Bazy danych przetworzone na cyfrowe nośniki oraz elektroniczny obieg dokumentów pozwalają na uporządkowanie ważnych informacji związanych z firmą i ułatwiają ich wyszukiwanie. Akta osobowo-płacowe to rodzaj dokumentacji, której przechowywanie i przetwarzanie regulują odrębne przepisy, jak kodeks pracy oraz ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, obejmujące ją szczególną ochroną, nakazując jej przechowywanie przez 50 lat. Ale od dwóch lat obowiązuje w...