Praca zdalna: akta osobowe i zwrot kosztów

OBOWIĄZKI | Prawidłowe wdrożenie pracy zdalnej wymaga, aby pracodawca przewidział połączenie dokumentacji elektronicznej z papierową oraz ustalił zasady rozliczania się z pracownikami.

Przepisy, które wprowadzą do polskiego porządku prawnego uregulowania dotyczące pracy zdalnej (opublikowane w DzU z 6 lutego 2023 r. pod poz. 240), wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Zatem jest to dobry moment, aby wskazać na ewentualne wątpliwości związane z wdrożeniem przez pracodawców tych potrzebnych – jak pokazują chociażby doświadczenia podczas pandemii COVID-19 – regulacji.

Warto zwrócić uwagę na dwa elementy nieodłącznie związane z wdrożeniem w danej organizacji uregulowań dotyczących pracy zdalnej. Odpowiednie podejście do tych wątków pozwoli pracodawcom uniknąć problemów w przyszłości, a jednocześnie zminimalizować ewentualne ryzyka związane z nieprawidłowym wdrożeniem omawianych przepisów.

Papierowo lub elektronicznie

Pierwszy wątek dotyczy samej formy komunikacji i  składania przez pracownika wniosków do pracodawcy. Zgodnie z wdrażanymi przepisami, pracownik wykonujący pracę zdalną może składać wnioski w postaci papierowej lub elektronicznej. Chodzi oczywiście o wnioski, dla których obowiązujące przepisy wymagają formy pisemnej, np. wniosek o:

- indywidualny rozkład czasu pracy,

- tzw. ruchomy czas pracy,

- tzw. wyjście prywatne z pracy,

- odbiór czasu przepracowanego w godzinach nadliczbowych,

- udzielenie urlopu bezpłatnego,

- w...