Elektroniczna dokumentacja pracownicza to oszczędność czasu i pieniędzy

Choć e-teczki pracownicze można prowadzić już od pięciu lat, wielu pracodawców wciąż się na to nie zdecydowało. Jakie problemy widzą w prowadzeniu akt w formie elektronicznej i czy słusznie się ich obawiają?

Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej to realne obniżenie kosztów składowania dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Czy warto się na nią zdecydować? Eksperci omawiają podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w takiej postaci.

Formę można zmieniać…

Pracodawca może zmieniać sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową i odwrotnie. To fakt. Nie ma tutaj ograniczeń co do częstotliwości czy też liczby takich modyfikacji. Obie postaci dokumentacji są sobie równoważne. Oznacza to, że żadna z nich jest ani lepsza, ani ważniejsza od tej drugiej. Obie wywołują takie same skutki prawne. Wybór formy przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnionych zależy wyłącznie od pracodawcy i jego potrzeb biznesowych.

... z papierowej na elektroniczną…

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu). Następnie należy opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Kwalifikowany podpis elektroniczny może złożyć także inna osoba upoważniona przez pracodawcę.

Podpis lub pieczęć potwierdza zgodność zeskanowanego dokumentu z dokumentem papierowym.

… i z tradycyjnej na zdigitalizowaną

Zmiana postaci dokumentacji...