Zwyczajne zgromadzenie wspólników – jak się dobrze przygotować?

Z początkiem kwietnia, spółki z o.o., których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym weszły okres sprawozdawczy. Warto wykorzystać ten czas, żeby uporządkować sprawy ważne dla funkcjonowania firmy.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością to najważniejsze wydarzenie korporacyjne w trakcie roku obrotowego. To jednocześnie dobry czas na to, aby obok obowiązkowych spraw, które muszą znaleźć się w jego agendzie, przedstawić, omówić lub rozstrzygnąć także inne kwestie. Z tego względu warto się do tego wydarzenia dobrze przygotować.

Zaproszenia

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą zawiadomień, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zaproszenia muszą mieć określoną, minimalną treść – oprócz oznaczenia dnia, godziny i miejsca zgromadzenia, trzeba pamiętać o wskazaniu szczegółowego porządku obrad (art. 238 kodeksu spółek handlowych, dalej: k.s.h.).

Szczegółowe określenie przebiegu zgromadzenia jest podyktowane potrzebą zapewnienia poszanowania praw korporacyjnych każdego ze wspólników. Dlatego zarząd nie może ograniczyć się wyłącznie do wskazania miejsca i czasu zgromadzenia, czy ogólnych informacji o planowanym przebiegu zgromadzenia. W konsekwencji, w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, nie będzie można powziąć uchwały. Wyjątkiem jest sytuacja, w której cały kapitał zakładowy będzie reprezentowany na zgromadzeniu i jednocześnie nikt z obecnych wspólników nie zgłosił...