Jak uniknąć błędu, tworząc regulamin funduszu socjalnego?

Zatwierdzenie przez związki zawodowe lub przedstawiciela załogi regulaminu, który zawiera zapisy niezgodne z prawem, nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za nieprawidłowe wydatkowanie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na co zwrócić uwagę, opracowując taki dokument?

Przed zbliżającym się sezonem letnim warto zweryfikować, czy regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) jest zgodny z przepisami. Taki sprawdzian i dokonane w jego wyniku ewentualne korekty, pozwolą na uniknięcie odpowiedzialności za nieprawidłowe wydatkowanie środków.

Zatrudnienie po przeliczeniu na etaty

Na wstępie warto zaznaczyć, że przy ustalaniu obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pod uwagę bierze się stan załogi po przeliczeniu na pełne etaty. Zdarza się, że kadrowi uwzględniają tu faktyczne zatrudnienie, bez przeliczania niepełnych etatów na pełne.

Tymczasem ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 288) w art. 3 wyraźnie mówi o tym, że fundusz ten tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu z 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Firmy, w których 1 stycznia zatrudnionych jest co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, muszą utworzyć zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć zfśs lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Powyższe zasady i wyłączenia nie dotyczą jednak pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek...