Formalności urlopowe po zmianach

Dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Stanowią ją nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z wolnego. Barbara Klimczyk

Sezon urlopowy zbliża się wielkimi krokami. Jeśli pracownicy jeszcze nie złożyli wniosków urlopowych, to zapewne już się do tego szykują. Z uwagi na zmianę przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej powstaje jednak pytanie, jak aktualnie prowadzić indywidualną dokumentację związaną „z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego" dla pracowników? Co przez to rozumieć? Jakie dokumenty gromadzić?

Jak było wcześniej

Do końca 2018 r. pracodawca miał obowiązek prowadzić indywidulane karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Taka karta obejmowała m.in. pracę w poszczególnych dobach, w tym w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, a także urlopy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Kartę prowadziło się poza aktami osobowymi pracownika. Poza tymi aktami przechowywano też wszelkie dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym pracowników – tj. wniosek urlopowy, wniosek o przesunięcie urlopu czy pismo odwołujące pracownika z urlopu.

Niniejsze dokumenty trzymano przez trzy lata. Brak było przepisu, który określałby konkretne ramy czasowe w tym zakresie. Doktryna przyjęła więc trzy lata z uwagi na obowiązujący w prawie pracy okres przedawnienia roszczeń pracowniczych.

Nierzadko dochodziło jednak do sytuacji, gdy w trakcie postępowania sądowego...