Kiedy wydatki w delegacji opłacone kartą są kosztem

Spółki podejmują coraz to nowe wyzwania biznesowe i kierują swoje produkty do klientów zagranicznych. Wobec tego pracownicy oraz członkowie zarządu spółek odbywają podróże służbowe poza granicami kraju. W ich trakcie osoby te ponoszą szereg wydatków związanych z celem podróży i regulują je prywatnymi lub służbowymi kartami płatniczymi.

Delegacja służbowa prezesa

Dla zobrazowania kwestii dotyczącej delegacji prezesa posłużmy się następującym przykładem. Zatrudniony w spółce z o.o. prezes zarządu posiada stałe miejsce zamieszkania w Polsce. Prezes zarządu nie prowadzi działalności gospodarczej, posiada udziały w spółce i swoje obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki oraz reprezentowaniem spółki świadczy na podstawie umowy o pracę. Prezes zarządu często wyjeżdża w zagraniczne podróże służbowe i pokrywa wydatki związane z podróżami własną lub służbową kartą płatniczą. Wydatki pokrywane prywatną kartą pracodawca zwraca zarządzającemu. Koszty związane z podróżą służbową dotyczą kosztów przejazdu, kosztów biletów lotniczych, kosztów lokalnego transportu, noclegów oraz wyżywienia. Wobec tego powstaje pytanie jak rozliczyć wydatki zagranicznej podróży służbowej zapłacone kartą płatniczą w walucie obcej?

Według ogólnej zasady wynikającej z przepisów podatkowych zarządzający, któremu zwracane są wydatki w zagranicznej podróży służbowej uzyskiwać będzie przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Jednakże przychód ten, w oparciu o art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 tej ustawy będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu...