Jak rozliczyć wyjazd służbowy współpracownika B2B

W umowie z osobą współpracującą, obok kalkulacji wynagrodzenia za świadczona usługę, powinien być wskazany rodzaj dodatkowych wydatków, które w związku z wykonywaniem przez nią usług zobowiązany jest ponosić zatrudniający ją podmiot.

Podmioty gospodarcze często decydują się na współpracę z osobami prowadzącymi własną działalność . Zdarza się, że osoby te odbywają podróże w interesie tych podmiotów i chcą je obciążyć kosztami takiego wyjazdu. Jak zrobić to najlepiej?

Na wstępie trzeba podkreślić, że w przypadku współpracowników B2B nie może być mowy o podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Pojęcie to odnosi się bowiem do pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy, którzy odbywają podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy. W przypadku umowy B2B regulacje kodeksu pracy nie mają zastosowania i nie ma podległości służbowej. Sposoby rozliczania kosztów podróży strony mogą swobodnie uzgodnić między sobą.

Nie można refakturować

Ponieważ współpracownicy B2B działają we własnym imieniu i na własną rzecz, to również dla siebie nabywają usługi związane z podróżą, takie jak usługi noclegowe czy gastronomiczne. Dlatego faktura na te usługi powinna być wystawiona na pracownika, a nie na podmiot (spółkę), na której zlecenie odbywa on podróż. W takiej sytuacji nie można również mówić o refakturowaniu usług, czyli sytuacji wskazanej w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Usługi np. hotelowe...