Właściwe procedury i formalności

Sposób prowadzenia i gromadzenia dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnianiem nie jest dowolny. Ignorując zasady pracodawca się naraża, że odpowie za naruszenie danych osobowych albo że PIP wytknie mu nieprawidłowości w aktach.

Dane kandydatów pod ochroną

Do gromadzenia CV do przyszłych rekrutacji potrzebna jest wyraźna zgoda kandydata oraz rejestracja zbioru w GIODO. Trzeba je przechowywać w sposób zapewniający ochronę danych.

– W każdym miesiącu otrzymujemy kilka CV przesyłanych zarówno tradycyjną pocztą, jak i e-mailem. Obecnie nie prowadzimy żadnej rekrutacji, ale nie jest to wykluczone w przyszłości. Czy otrzymane CV trzeba bezwzględnie niszczyć?

Możliwe są dwa rozwiązania – albo zniszczenie, albo przechowywanie. W drugim przypadku taki zbiór należy jednak zgłosić do GIODO.

Informacje podawane w CV są danymi osobowymi. Można je podzielić na dwa rodzaje:

– zgodne z art. 221 k.p. oraz

– zgłaszane przez kandydata z jego inicjatywy.

Zgodnie ze stanowiskiem generalnego inspektora ochrony danych osobowych [Stanowisko GIODO opublikowane w „Serwisie Prawno-Pracowniczym" nr 9/13 z 26 lutego 2013 r. str. 7 i nast.] zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna w zakresie danych wynikający z art. 221 k.p. Przepis ten stanowi bowiem wystarczającą podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych w nim wskazanych. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub...