Umowa powierzenia nie zawsze jest konieczna

RODO | Zbyt często wymianę danych pomiędzy firmami uzależnia się od podpisania odpowiedniej umowy i niesłusznie zawarcie jej traktuje się jako warunek dalszej współpracy stron.

Obecnie na rynku dość powszechnie można spotkać się z praktyką dążenia do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w każdym przypadku, gdy dane osobowe udostępnianie są pomiędzy dwoma firmami. Dążenie do zawarcia takiej umowy pojawia się jako uzupełnienie czy aneks do umowy głównej, regulującej współpracę obu firm.

Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy firma B świadczy dla firmy A określoną usługę. Usługi tej nie można zrealizować bez dostępu do określonych danych osobowych, dla których administratorem jest firma A. Stąd firma A udostępnia firmie B dane osobowe - np. swoich pracowników czy kontrahentów. W takiej sytuacji może rzeczywiście dochodzić do powierzenia danych osobowych firmie B przez firmę A. Ale nie zawsze. To nie jest sytuacja zerojedynkowa.

Udostępnienie i przetwarzanie

Zgodnie z definicją „przetwarzania" zamieszczoną w art. 4 RODO, przetwarzaniem danych osobowych są również różne rodzaje udostępniania (ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie).

Jak każde inne przetwarzanie, udostępnianie danych osobowych na zewnątrz organizacji musi być oparte o jedną z przesłanek legalizacyjnych z art. 6 RODO i realizowane w zgodzie z innymi zasadami przetwarzania opisanymi w art. 5 RODO. Trzeba też pamiętać o prawidłowej realizacji obowiązku informacyjnego...