Każdy dokument pracowniczy musi mieć swoje miejsce

Akta osobowe są coraz bardziej opasłe. Obecnie trzeba je dzielić na pięć części. Niedbałe ich prowadzenie może się natomiast skończyć dla pracodawcy grzywną za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Tę dokumentację wskazuje art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca ma obowiązek przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej:

∑ akta osobowe pracowników,

∑ dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Te dokumenty – określane wspólnie jako dokumentacja pracownicza – należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.).

Pracodawca, który nie wywiązuje się ze wskazanych obowiązków, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowników i naraża się na karę grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Co do zasady wykroczeniem jest nieprowadzenie akt osobowych w ogóle. Ale przyjmuje się, że jest to również ich prowadzenie w sposób wyjątkowo niedbały i naruszający przepisy – co kwalifikuje się jako równoznaczne z brakiem prowadzenia takiej dokumentacji. Ta sama kara grozi pracodawcy, który pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem albo przechowuje ją krócej, niż wymagają tego przepisy (art. 281 § 1 pkt 6 kodeksu pracy).

Akta osobowe i…

Sposób...