Terminy składania ofert w projektach unijnych – problemy praktyczne

Presja terminów w projektach unijnych i obawa przed utratą dofinansowania skłaniają beneficjentów do skracania procedur wyboru wykonawców. Zbyt krótki termin składania ofert lub brak jego wydłużenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.

Zarówno ustawa Prawo zamówień publicznych, jak i wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków określają zasady wyznaczania przez zamawiającego terminu składania ofert. Oba dokumenty zawierają wprost określoną minimalną długość tego terminu, a ponadto wprowadzają zasadę, iż termin składania ofert musi uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas niezbędny na przygotowanie ofert.

Minimalny termin składania ofert

Pierwsza pułapka, w jaką mogą wpaść beneficjenci udzielający zamówienia w Bazie Konkurencyjności, polega na tym, że wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wprowadzają odmienny minimalny termin dla zamówień o znacznej wartości (czyli takich, których szacunkowa wartość przekracza 5.382.000,00 euro dla robót budowlanych i 750.000,00 euro dla dostaw i usług), wydłużając go z 7 dni (dla dostaw i usług) lub 14 dni (dla robót budowlanych) do bezwzględnych 30 dni. Z praktyki wynika, iż to rozróżnienie nie zawsze jest znane beneficjentom. Co istotne, zastosowanie ogólnego, minimalnego, terminu składania ofert dla zamówienia o znacznej wartości zamiast wymaganych wytycznymi w zakresie kwalifikowalności 30 dni skutkować będzie nałożeniem korekty finansowej w wysokości 25 proc. Beneficjent naruszający tę zasadę ma niewielkie szanse na obronę swojego stanowiska i uniknięcie konsekwencji finansowych swojej...