Akta osobowe muszą mieć postać papierową

Prowadzenie teczek pracowników w formie elektronicznej jest możliwe tylko dodatkowo i ma charakter pomocniczy. Trwają prace legislacyjne nad zmianą tych regulacji.

Nieodłącznym elementem działalności gospodarczej jest właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników.

Obowiązek dokumentowania zatrudnienia pojawia się już na etapie rekrutacji. Zakład pracy ma prawo żądać od kandydata na pracownika tylko ściśle określonych danych i papierów (>patrz ramka), które trafią one później do akt osobowych. Pracodawca powinien założyć akta osobowe każdego pracownika oraz prowadzić dokumentację przez cały okres wykonywania przez niego pracy.

Pracodawcą jest każda osoba fizyczna i jednostka organizacyjna, która we własnym imieniu zatrudnia przynajmniej jednego pracownika. Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest poprawne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Za brak dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracodawca może zostać ukarany grzywną, gdyż jest to naruszenie praw pracownika. Zgromadzone dokumenty mają istotny wpływ na postępowanie przed sądem pracy. Jakiekolwiek zaniedbanie ze strony pracodawcy przy prowadzeniu akt może świadczyć na jego niekorzyść. Zgromadzone akta osobowe pracowników podlegają kontroli służb zatrudnienia, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Szeroki zakres danych

Przedsiębiorstwo, które zatrudnia pracowników, powinno prowadzić:

1. akta osobowe dla każdego pracownika,

2. dodatkową osobną...