W ZUS trzeba zgłosić krótsze trzymanie akt

łatnik, który będzie chciał skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportów informacyjnych ZUS OSW. Następnie zaś za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. będzie musiał złożyć raport informacyjny ZUS RIA.

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze ich pracodawcy czy zleceniodawcy będą przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których pracodawca zatrudnił po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych warunków, tj. przekazania do ZUS:

- oświadczenia (ZUS OSW) oraz

- raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal trzeba przechowywać przez 50 lat.

Nowe dokumenty

Chcąc skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, należy przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Płatnik oświadcza w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w dowolnym terminie. Jest to dobrowolna decyzja płatnika. Może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który trzeba przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek...