Sygnaliści. Co musi zawierać informacja zwrotna?

Czy aby przekazać informację zwrotną sygnaliście, trzeba zakończyć postępowanie wyjaśniające? Czy trzeba przekazać taką informację w przypadku zgłoszenia anonimowego? Czy sygnalista ma prawo domagać się otrzymania raportu przygotowanego przez komisję wyjaśniającą?

Informacja zwrotna to dokument, który firma ma obowiązek przekazać sygnaliście na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia. Nie jest to jednak to samo, co potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna to zupełnie inna informacja. W ustawie o ochronie sygnalistów przedstawiono wymagania co do tego, jaki zakres wiedzy ma otrzymać sygnalista w przekazywanej mu informacji zwrotnej.

Jak napisać informację zwrotną, aby nie zawierała ani za dużo, ani za mało informacji? Nie jest to zadanie proste. Przede wszystkim warto się kierować zasadą „im mniej, tym lepiej” oraz przygotować informację jasną, prostą, konkretną i zrozumiałą.

∑ Czym jest informacja zwrotna?

Jest to informacja, którą firma przekazuje sygnaliście w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem. Trzeba w niej opisać, jakie są planowane lub podjęte działania następcze. Ponadto trzeba przedstawić powody podjęcia takich działań. Samo potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nie stanowi informacji zwrotnej.

∑ A jak należy rozumieć planowane lub podjęte działania następcze?

To wszelkie działania, które podejmuje firma i które mają na celu:

∑ ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz

∑ przeciwdziałanie naruszeniu prawa, które zostało przedstawione w zgłoszeniu.

Działania następcze to przede wszystkim:

∑...