Elektroniczne teczki pracownicze bezpieczniejsze niż papier

Część firm z południowych regionów Polski utraciła wskutek wrześniowej powodzi dokumentację pracowniczą. Zabezpieczeniem na takie okoliczności może być elektronizacja akt osobowych.

Jednym z istotniejszych obowiązków ciążących na pracodawcach jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sposób, który gwarantuje jej dostępność, kompletność i poufność. Co więcej, każdy pracodawca zobligowany jest do utrzymywania dokumentacji w warunkach, które zabezpieczają ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedotrzymanie tego obowiązku i dopatrzenie się nieprawidłowości przez Państwową Inspekcję Pracy może skutkować nałożeniem na pracodawcę mandatu w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Dlatego też w sytuacji utracenia dokumentacji pracowniczej pracodawca zmuszony jest do jej odtworzenia. Przed taką koniecznością stanęło wiele firm zlokalizowanych w południowych regionach naszego kraju, które we wrześniu 2024 r. dotknęła klęska w postaci powodzi.

Cały proces odzyskiwania papierowej wersji dokumentacji pracowniczej jest czasochłonny, skomplikowany i wymaga współpracy z wieloma podmiotami. Nic więc dziwnego, że stało się to asumptem do wznowienia dyskusji na temat elektronizacji akt osobowych.

Podstawy prawne

Przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które umożliwiają...