Jak uniknąć błędów w ewidencji?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Brak takiej dokumentacji może stanowić wykroczenie i skutkować grzywną nawet do 30 tys. zł.

W dobie cyfryzacji procesów kadrowych i powszechnego dostępu do zewnętrznych systemów ewidencyjnych warto zweryfikować, czy stosowane rozwiązania rzeczywiście odpowiadają wymogom polskiego prawa pracy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535 z późn. zm., dalej: rozporządzenie), ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

1) liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

2) liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

3) liczbie godzin nadliczbowych,

4) dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

5) liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

6) rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

7) rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

8) wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

9) czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W razie kontroli PIP, inspektor pracy ma prawo żądać przedstawienia dokumentacji związanej z zatrudnieniem – w tym również ewidencji czasu pracy. To na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że dane są...