Nie można zastępować protokołów notatkami służbowymi

Procedury | Czynności istotne dla rozstrzygnięcia sprawy powinny zostać utrwalone w formie protokołu. Sporządzenie zamiast protokołu adnotacji jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zezwala na to właściwy przepis.

Zgodnie z art. 67 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) protokół trzeba sporządzić z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została już w inny sposób utrwalona na piśmie (np. w razie przedłożenia przez stronę wyjaśnień na piśmie – por. art. 79 § 2 k.p.a.). Nie można zastępować protokołów zwykłymi adnotacjami, oświadczeniami itp. (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lipca 1999 r., sygn. IV SA 1210/97, LEX nr 47906).

Skutki zaniechania

Niedopuszczalne jest także uzupełnianie protokołu późniejszym oświadczeniem pracownika sporządzającego ten protokół (wyrok NSA w Lublinie z 8 listopada 1996 r., sygn. I SA/Lu 150/96, LEX nr 1690166). W orzecznictwie podkreśla się, że zaniechanie sporządzenia protokołów z czynności, które miały istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, może prowadzić do kwestionowania, czy miały one miejsce i zakresu w jakim je przeprowadzono (wyrok NSA z 13 maja 2004 r., sygn. III SA 1367/02, LEX nr 148879).

Odstąpienie od sporządzenia protokołu z czynności postępowania dowodowego, która ma istotny, prawotwórczy charakter, powoduje, że jeżeli strona zaprzeczy danym okolicznościom faktycznym lub ich nie potwierdzi, to powołanie się przez organ na sporządzenie...