Nie każda faktura musi być niezwłocznie przesłana do KSeF

Podatnicy nie mają obowiązku wysyłania wszystkich wystawianych faktur do systemu w terminie do końca następnego dnia roboczego.

Od lutego 2026 r. zaczną obowiązywać nowe zasady wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, uregulowane w art. 106nda ustawy o VAT. Przepis ten ma kluczowe znaczenie dla fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jedną z najbardziej dyskusyjnych i nieprecyzyjnych jest kwestia stosowania tzw. procedury offline, a w konsekwencji również terminu wystawienia faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) oraz czasu, jaki podatnik ma na wysłanie jej do KSeF. Przywołany przepis umożliwia wystawienie i wydanie faktury przed wysłaniem jej do KSeF, czyli w trybie offline. Z drugiej strony pozwala na uznanie za faktury offline (niejako następczo) faktur, które już zostały do KSeF wysłane. Szczególnie to drugie zagadnienie jest całkowicie nieczytelne i trudne do zrozumienia.

Konstrukcja przepisu

W myśl art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF (jest to tzw. tryb offline24). Przepisy tego nie precyzują, ale za wystawienie faktury zgodnie ze wzorem należy uznać jej sporządzenie i zapisanie w pliku XML, ponieważ taki format e-faktury opublikowało MF.

W odróżnieniu od trybu off- line wystawienie faktury ustrukturyzowanej (czyli online) odbywa się poprzez wysłanie jej do KSeF. Faktury offline to zatem co do zasady takie,...