Zmiany dotyczące fakturowania i rejestracji dokumentów

Już od 1 lutego 2026 r. – co do zasady – wszyscy nabywcy będą zobowiązani do odbierania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jak przygotować się do zmian?

Duże firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) od 1 lutego 2026 r. będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla pozostałych podmiotów ten obowiązek wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r. Rzeczywistość gospodarcza będzie wyglądać jednak w ten sposób, że od 1 lutego 2026 r. zasadniczo wszyscy nabywcy będą zobowiązani do odbierania faktur poprzez KSeF (poza wyjątkowymi wyłączeniami, które odsuwają wejście systemu najpóźniej od 1 stycznia 2027 r. – mamy tu na myśli np. faktury uproszczone oraz obowiązek wystawiania e-faktur przez podatników dokonujących sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowanej fakturami do 10 tys. zł miesięcznie).

1. E-faktura oraz KSeF – czym są i jakie rodzą konsekwencje

W ustawie o VAT e-faktura (faktura wystawiona przy użyciu KSeF) będzie traktowana jako pełnoprawna faktura dla potrzeb podatku VAT –różnicą jest jej format. Wiążącą postacią takiej faktury będzie wersja xml w odpowiedniej strukturze logicznej (system będzie umożliwiał uzupełnienie danych na fakturze zgodnie z uchwalonymi zasadami). Datą otrzymania e-faktury przez naszego kontrahenta będzie data nadania numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie – czyli data, z którą system dokonał jej zatwierdzonego zapisu.

Ważne jest to, że e-faktury nie zastąpią całkowicie dotychczas stosowanych faktur. W dalszym ciągu...