O czym kadrowi zapominają powiadomić ZUS?

Zdarza się, że mimo istnienia obowiązku, kadrowi nie przekazują do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji o zmianach dotyczących pracowników. Czego najczęściej dotyczy to zaniechanie?

W czasie trwającego stosunku pracy występuje szereg zmian, o których powinien być poinformowany ZUS. Obowiązek przekazania informacji z reguły spoczywa na służbach kadrowo-płacowych. Służą do tego odpowiednie druki oraz kody. Niewywiązanie się z tego obowiązku wymaga późniejszych korekt.

Zmiana etatu

Kadrowi często zapominają zawiadomić ZUS o zmianie wymiaru czasu pracy. Zaniedbanie to dotyczy szczególnie sytuacji, gdy z zatrudnioną już osobą podpisywana jest dodatkowa umowa o pracę w celu zastąpienia innego pracownika, zwana popularnie umową na zastępstwo. W związku z tym, że nie następuje wówczas dodatkowe zgłoszenie do ubezpieczeń, zdarza się, iż służby kadrowo-płacowe zapominają o podaniu w druku ZUS RCA zsumowanego wymiaru czasu pracy.

Przykład

1 października 2025 r. z pracownikiem zatrudnionym na pełny etat podpisana została umowa na zastępstwo w wymiarze 1/4 etatu. Wynagrodzenia z obu umów określone są stałą stawką miesięczną wynoszącą 6800 zł – w przypadku umowy podstawowej i 1500 zł – dla umowy na zastępstwo. Obie kwoty są w pełni objęte składkami. W raporcie ZUS RCA składanym za październik w polu dotyczącym wymiaru czasu pracy (w druku papierowym jest to pole 03 w bloku III.B.), kadrowy powinien wpisać ułamek 5/4 (ponieważ tyle wynosi łączny etat) zamiast 1/1 podawanego dotychczas. Podstawę składek na ubezpieczenia społeczne...