Fakturę wystawioną poza KSeF można rozliczyć w kosztach

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów wydatek związany z działalnością. Także wtedy, gdy jest udokumentowany fakturą, która nie została wprowadzona – choć powinna – do KSeF.

Czy można rozliczyć w działalności fakturę zakupową, którą sprzedawca przekaże nam w papierze bądź mailem, choć powinien wystawić ją w KSeF? Można, jeśli dokumentuje wydatek, który jest związany z biznesem. Pisaliśmy o tym m.in. 21 listopada 2025 r. (opierając się na wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów dla „Rzeczpospolitej”). Teraz fiskus potwierdza to w indywidualnych interpretacjach.

Spójrzmy na jedną z nich. Wystąpiła o nią spółka z o.o. działająca w branży nieruchomości. Na firmowe potrzeby kupuje różne towary i usługi. Obawia się, że po wejściu KSeF niektórzy kontrahenci nadal będą wystawiać faktury – niezgodnie z przepisami – na starych zasadach, czyli poza nowym systemem.

Czy faktury otrzymane mailem bądź w papierze, choć powinny być przekazywane w formie tzw. faktury ustrukturyzowanej, można rozliczyć w biznesie? Czy poniesione wydatki są kosztem...