Czy w spółkach z o.o. działa elektroniczna dokumentacja korporacyjna?

Prowadzenie prawidłowej, uporządkowanej i spójnej dokumentacji korporacyjnej ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia funkcjonowania spółki. Zaniedbania w tym zakresie mogą mieć negatywne konsekwencje.

Od kilku lat funkcjonuje elektroniczny system Rejestrów Sądowych (PRS). Do kodeksu spółek handlowych wprowadzono także przepisy umożliwiające odbywanie zgromadzeń wspólników i posiedzeń organów spółek z o.o. w formie online. Cyfryzacji poddawane są kolejne postępowania sądowe i administracyjne z udziałem przedsiębiorców. Wydaje się więc, że tworzenie dokumentacji korporacyjnej w postaci dokumentów elektronicznych jest uzasadnione i współgra z powszechną tendencją do elektronizacji czynności prawnych i nie tylko. Jednak czy dotyczy to wszystkich dokumentów korporacyjnych?

O jakie dokumenty chodzi?

Zakres pojęcia dokumentacji korporacyjnej jest bardzo szeroki. Obejmuje wszelką dokumentację związaną z prowadzoną działalnością spółki, niezbędną z punktu widzenia przepisów prawa, jak również ułatwiającą sprawne funkcjonowanie organizacji. Najważniejszym dokumentem korporacyjnym każdej spółki z o.o. jest oczywiście umowa spółki. Ale są to również dokumenty powstające w trakcie jej funkcjonowania, np.: umowy wspólników, regulaminy wewnętrzne organów spółek, protokoły obrad, zgody korporacyjne, księgi udziałów, księgi protokołów, listy wspólników i inne.

Rozróżniamy dwa pojęcia: forma oraz postać elektroniczna dokumentu. Postać...