Jak prawidłowo archiwizować teczki pracowników?

Równie istotne, jak gromadzenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, jest przechowywanie materiałów dotyczących byłych zatrudnionych. I to w odpowiedni sposób oraz przez z góry określony czas. Inaczej pracodawcę mogą spotkać dotkliwe konsekwencje.

Podjęcie decyzji co do sposobu przechowywania akt pracowniczych byłych podwładnych leży w gestii zatrudniającego. Pracodawca może swobodnie wybrać, czy będzie przechowywał archiwa w tradycyjnej postaci papierowej, czy będą one miały formę elektroniczną. Niezależnie od decyzji, musi zadbać o zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności kartotek w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Środki ochronne przechowywanych materiałów, które powinna wdrożyć firma, różnią się jednak w zależności od postaci archiwów.

Jak zadbać o papier?

Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumenty papierowe. To oznacza, że musi je uchronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno to nastąpić w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Przykład

Firma przechowuje teczki pracownicze w budynku na poziomie -2, gdzie panuje podwyższona wilgotność i zmienna temperatura. Klucz do pomieszczenia znajduje się w recepcji, w ogólnodostępnym miejscu wraz z innymi kluczami do salek konferencyjnych. Recepcjonistka nie monitoruje, kto korzysta z klucza do archiwum....