Kiedy elektronicznie, a kiedy na papierze

Niektóre rodzaje dokumentów powinny być zawsze przechowywane w formie papierowej, jeśli w takiej postaci zostały wydane. Jeśli podatnik postąpi inaczej, to musi liczyć się z zakwestionowaniem jego postępowania przez fiskusa.

W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji oraz redukcji kosztów z tym związanych, podatnicy coraz częściej decydują się na wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Jednak w praktyce większość dokumentów wystawiana jest i otrzymywana w formie papierowej. Wówczas dokumenty w formie papierowej są skanowane, archiwizowane w formie elektronicznej, a następnie fizycznie niszczone. Wdrożenie takiego rozwiązania powinno być przeanalizowane pod kątem ewentualnych ryzyk przewidzianych w przepisach o podatku od towarów i usług, podatku dochodowego oraz o rachunkowości.

W przypadku VAT nie ma to znaczenia

Podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (por. art. 106m ustawy o VAT), jednak żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej samej formie w jakiej zostały wystawione bądź otrzymane. Warto zwrócić uwagę na art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zgodnie z którym państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i...