Akta osobowe wciąż papierowe

Nawet wtedy, gdy cały obieg dokumentacji w firmie odbywa się przez sieć, nadal trzeba prowadzić teczki dla pracowników w formie papierowej. Tak będzie do końca 2018 r.

Obowiązki na starcie

- Porzucanie pracy przez świeżo zatrudnianych pracowników restauracji przybrało taki rozmiar, że szef postanowił podpisywać umowy na okres próbny 14 dni, a akta osobowe zakładać dopiero, gdy nowy etatowiec wytrzyma w pracy minimum tydzień. Czy taka praktyka jest zgodna z prawem?

Nie. Jeszcze przed dopuszczeniem do pracy pracodawca musi przedstawić nowozatrudnionemu pisemną umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy w formie innej niż pisemna. Umowa jest najważniejszym dokumentem poświadczającym zatrudnienie. Sporządza się ją w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden otrzymuje pracownik, drugi włącza się do jego akt osobowych wraz z dokumentami, które złożył przy naborze do pracy (najczęściej jest to kwestionariusz osobowy i kopie innych dokumentów).

Każda firma, bez względu na formę, w jakiej działa, ma obowiązek natychmiast po zatrudnieniu etatowca założyć i prowadzić dla niego akta osobowe. Bez znaczenia pozostaje długość trwania umowy o pracę czy przewidywany okres zatrudnienia. Nawet podpisanie umowy terminowej na kilka dni czy dwutygodniowej umowy próbnej nie pozwala pominąć tych obowiązków. Niedopuszczalne jest również prowadzenie wspólnych akt osobowych. Dla każdego pracownika należy założyć odrębną teczkę.

Przed...