Ryzyko odpowiedzialności członka zarządu

O czym władze spółki powinny pamiętać, aby zmniejszyć ryzyko postępowania karnoskarbowego?

Zacznijmy od wyobrażenia sobie takiej sytuacji: jesteśmy prezesem zarządu spółki z o.o. zatrudniającej kilkadziesiąt osób. Ponieważ pracownicy pracują na komputerach, a dane informatyczne spółki przechowywane były na serwerze, spółka regularnie korzystała z usług firmy informatycznej, której właściciela znał wiceprezes zarządu naszej spółki. Niestety finalnie serwer trzeba było wymienić, co spowodowało utratę dużej części danych. W efekcie powyższego spółka w ciągu lat 2018–2020 wydała ponad 200 tys. zł na usługi informatyczne.

W 2021 r. wiceprezes spółki odszedł z niej, co spowodowało, że spółka zaczęła korzystać z usług innej firmy informatycznej, ale po wymianie serwera wydatki na usługi informatyczne drastycznie się zmniejszyły, co było też spowodowane pandemią i przejściem większości pracowników na pracę zdalną.

Pozory mylą

W 2023 r. wobec spółki zostaje wszczęta kontrola podatkowa za lata 2019–2021. Ponieważ jednak jesteście przekonani, że spółka działała w pełni prawidłowo i nie ma żadnych problemów z fakturami, niezbyt się nią przejmujecie i nawet nie korzystacie z pomocy prawnika, a z organem kontaktuje się księgowa spółki. Organ podatkowy szybko zaczyna się interesować fakturami wystawianymi przez firmę informatyczną i domaga się przedstawienia dokumentacji i wyjaśnień na temat tych usług....