Jak chronić dane osobowe poza biurem?

Praca zdalna zapewnia elastyczność i komfort, ale nie zwalnia z obowiązku właściwej ochrony danych osobowych.

Praca zdalna na stałe wpisała się w codzienność firm i pracowników. W wirze codziennych obowiązków łatwo jednak zapomnieć, że wykonywanie pracy poza biurem wiąże się również z dodatkowymi zagrożeniami dla bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Korzystanie z prywatnych urządzeń czy praca we współdzielonych biurach (tzw. coworkingach) mogą zwiększać ryzyko ich ujawnienia. Jak zatem zadbać o bezpieczeństwo danych podczas pracy zdalnej?

Procedura ochrony danych to pierwszy krok

Bezpieczna praca zdalna zaczyna się od jasno określonych zasad. Dobrze przygotowana procedura ochrony danych osobowych powinna być prosta, zrozumiała i praktyczna. Jej celem jest ułatwienie codziennej pracy zgodnie z zasadami RODO. Warto w niej ustalić sposób bezpiecznego przechowywania i udostępniania danych, a także zasady zgłaszania naruszeń. Ważna jest też zasada minimalizacji – trzeba ograniczyć zakres przetwarzanych danych do niezbędnego minimum. Dokument powinien również jasno opisywać codzienne obowiązki pracowników związane z ochroną danych, takie jak bezpieczne używanie poczty elektronicznej, tworzenie i zarządzanie hasłami oraz właściwe przechowywanie dokumentów. Dzięki temu procedura będzie realnym wsparciem w codziennej pracy, a nie tylko formalnym dokumentem odkładanym do firmowego segregatora.

Procedura dla każdego na „home office”...