Jak długo przechowywać dokumentację niearchiwalną

źródło: 123rf.com

Okresu przechowywania niektórych rodzajów dokumentacji w ogóle nie można racjonalnie określić

Zasady | Wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania. Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć.

Eugeniusz Borodij dyrektor Krajowego Centrum Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło ostateczne zakończenie spraw, których dokumentacja ta dotyczy. Jest to definicja potoczna, co prawda oddająca istotę sprawy, ale nieco odbiegająca od definicji urzędowej, mówiącej że okres ów liczy się w podany wyżej sposób „po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych" (rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).

Nieprecyzyjne sformułowania

Te dwie z pozoru proste konstrukcje nastręczają czasami wielu kłopotów, bowiem wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania np. na pięć lat – kategoria archiwalna B5. Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć, to znaczy kiedy następuje zakończenie sprawy lub od kiedy dokumentacja traci praktyczne znaczenie dla danej instytucji oraz dla celów kontrolnych. Przyjęto, że momentem zakończenia sprawy...