Jak długo przechowywać firmowe dokumenty

źródło: Rzeczpospolita

Podstawowe okresy przechowywania

Jeżeli czas archiwizowania został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin. Jednostka może na własne potrzeby ustalać okres dłuższy niż wynikający z przepisów.

Rozdział 8 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) „Ochrona danych" zajmuje się problematyką przechowywania dokumentów księgowych. Artykuł 71 uor stanowi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane także zbiorami, muszą być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W zależności od rodzaju dokumentów okres ich przechowywania może wynosić od pięciu do 50 lat lub też może występować konieczność trwałego przechowywania. Określając obowiązek przechowywania firmowych dokumentów, poza ustawą o rachunkowości należy brać też pod uwagę inne akty prawne, mianowicie:

- ordynację podatkową,

- ustawy o podatku dochodowym,

- ustawę o VAT,

- ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

- ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych,

- uchwałę nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg...