Pierwsze kroki małego przedsiębiorcy w KSeF

Krok 5 Faktura VAT niejedno ma imię. Uruchomienie KSeF nie zmieni tego, że są faktury zaliczkowe czy korygujące. Tu pokażemy najprostszy przykład faktury w podstawowej wersji, bez różnych form i opcji faktur wymaganych w różnych sytuacjach i regulowanych przez przepisy o VAT.

Krok 6 > Niektóre pola do wypełnienia na fakturze są oznaczone czerwoną gwiazdką i te musimy wypełnić. W polu: „kolejny numer faktury” podajemy numer dla własnych potrzeb porządkowych. Gdy już wystawimy fakturę i ją wyślemy do systemu, on nada numer „oficjalny”, ale tu wpisujemy ten, który sami przyporządkowujemy na potrzeby własnej księgowości. Przy dacie wystawienia faktury widać odniesienie do art. 106na ustawy o VAT. To nowy przepis, który przewiduje, że fakturę w KSeF uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu. Eliminuje to wystawianie faktur ze wsteczną datą, co było dotychczas całkiem popularną praktyką. System nie zaakceptuje wprowadzenia daty z przeszłości oraz z przyszłości. Wśród różnych opcji daty lub okresu, którego dotyczy faktura, system odwołuje się do kilku przepisów art. 19a ustawy o VAT. Twórcy najwyraźniej uważali, że każdy powinien znać na pamięć tę ustawę i nie przewidzieli tu stosownego linku do treści tego artykułu. Podpowiadamy: chodzi o fakturowanie za poszczególne okresy usługi ciągłej krótszej niż rok, regularnych dostaw towarów (z wyjątkami), a także stałych dostaw prądu, gazu, ciepła (i ich dystrybucji), usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy i leasingu, ochroniarskich, stałej obsługi prawnej i biurowej. Jest opcja (nieuwidoczniona na naszym obrazku) wystawiania faktur w kwocie netto lub brutto. Jeśli tylko podamy właściwą dla danego towaru lub usługi stawkę podatku, system sam wyliczy kwotę VAT.

Krok 1 Wchodzimy na stronę internetową ksef.podatki.gov.pl. Nie przejmujemy się mnóstwem różnych sekcji, lecz od razu przechodzimy do tej zwanej „Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0”. Tak, to już druga wersja tego systemu. Pierwsza nas nie interesuje, bo i tak już nie działa.

Krok 3 KSeF to system z mnóstwem wrażliwych danych, więc nie można do niego wejść ot tak, z marszu. Trzeba się zalogować tak, jak do innych urzędowych aplikacji. Na przykład profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Jednym z popularnych sposobów użycia profilu zaufanego jest użycie bankowości elektronicznej – to działa także w przypadku KSeF. System zażąda jeszcze podania NIP przedsiębiorcy, który się loguje. Należy podać ten numer, a potem zaakceptować „żądanie uwierzytelnienia w systemie KSeF” (tego nie pokazujemy na zrzutach ekranu, ale są to dość proste czynności).

Krok 7 Jak przy dotychczasowych fakturach, należy opisać towar lub usługę i podać właściwą stawkę VAT. Gdy już to zrobimy, system sam podsumuje poszczególne stawki i kwoty podatku. Jeśli chcemy, możemy podać dane o płatności. Opcja „brak zapłaty” bynajmniej nie oznacza, że nie domagamy się wynagrodzenia za towar lub usługę. Chodzi o to, że zapłata za fakturę ma nastąpić w przyszłości. Z pojawiającego się kalendarza należy podać datę.

Krok 2 Wśród bezpłatnych narzędzi jest wersja testowa i „przedprodukcyjna”. Obie służą do testów przed uruchomieniem KSeF, a twórcy nie pokusili się o przetłumaczenie na język powszechnie zrozumiały, co to jest „przedprodukcja”. Słowo „demo” oznacza tymczasową wersję do prób, natomiast ma ona być zbliżona w działaniu do tej finalnej. Jest jeszcze wersja na telefon. Można ją sobie już zainstalować, ale dopiero od 1 lutego będzie można się przez nią logować do systemu. Omówmy wersję na komputer, czyli Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Po kliknięciu na kafelek jej odpowiadający przechodzimy do strony z szerszym opisem. Tam należy kliknąć w granatowy pasek umożliwiający wejście do tej aplikacji (tego na zrzucie ekranu nie pokazujemy).

Krok 4 Po pomyślnym zalogowaniu jesteśmy już w głównym „panelu sterowania” Aplikacji Podatnika. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie potrzebują żadnych dodatkowych dokumentów. Wprawdzie z lewej strony ekranu pojawiają się opcje dla tokenów i certyfikatów, ale nie musimy się tym interesować. To pliki, które można pobrać z systemu, przydatne jeśli używamy osobnego programu księgowego i fakturowego – po to, by łączył się z KSeF bez konieczności każdorazowego uwierzytelniania się przez profil zaufany lub podpis elektroniczny. A my spróbujmy wystawić fakturę. A raczej e-fakturę.

Krok 8 Teraz pora określić, kto komu wystawia fakturę. Wystarczy wpisać numery NIP sprzedawcy i nabywcy, nacisnąć przycisk „pobierz dane” i system automatycznie wypełni pozostałe pola. Oczywiście fakturę można też wystawiać np. na osobę fizyczną, która nie posługuje się numerem NIP. Wtedy należy wybrać opcję „brak identyfikatora”. Gdy już określimy strony transakcji, odnajdujemy kafelek „wyślij” (tu nie jest pokazany).

Krok 9 Po wysłaniu faktury ukaże się ekran potwierdzający, że system pracuje nad przyjęciem faktury. Należy chwilę odczekać, po czym kliknąć na opcję „odśwież”. Powinno się pokazać potwierdzenie wysłania faktury oraz jej numer. To ten nadany jej przez system (nie ten nadany wcześniej indywidualnie). Składa się z ciągu znaków, z których pierwsze 10 pokrywa się z NIP sprzedawcy. Po kliknięciu na opcję „lista faktur” możemy zobaczyć spis wystawionych faktur, uwzględniający tę właśnie wystawioną. W tym samym widoku jest też zakładka dla faktur zakupowych, które wystawiły nam inne firmy.

Krok 10 W prosty sposób możemy upoważnić inne podmioty do tego, by mogły zajmować się naszymi fakturami. Opcja przyznania prawa do wystawiania i przeglądania faktur może dotyczyć sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego. Zdarza się, że to takie właśnie biuro wystawia faktury w imieniu przedsiębiorcy i taka opcja też jest tu przewidziana.