Wydatki zapłacone kartą w podróży służbowej są kosztem pracodawcy

Jeśli pracownik pokrył z własnych pieniędzy koszty poniesione podczas delegacji i udokumentował te wydatki wyciągiem bankowym z osobistego konta, fakturami lub rachunkami i pracodawca zaakceptował te wydatki oraz zwrócił je pracownikowi to może zaliczyć je w koszty. Lidia Rubińska - konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Pracownik powinien dołączyć do rozliczenia (delegacji) rachunki, faktury lub bilety potwierdzające wydatki związane z podróżą służbową. Posiadanie wymienionych dokumentów nie dotyczy diet oraz kosztów objętych ryczałtem. Jeżeli pracownik nie może udokumentować poniesionych w trakcie podróży wydatków to składa pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Trzeba przeliczyć walutę

Dla zobrazowania sytuacji posłużę się następującym przykładem. Spółka z o.o. wysyła pracowników w zagraniczne podróże służbowe. W podróży pracownicy ponoszą różne wydatki, tj. m.in. noclegi, przejazdy, paliwo, opłaty za autostrady, wyżywienie za które płacą własną kartą płatniczą. Płatności pochodzą z prywatnych rachunków pracowników i dokonywane są w walucie obcej. Po zakończeniu podróży spółka zwraca pracownikom poniesione...