Dokumenty trzeba odpowiednio sygnować i weryfikować

Konsekwencją odejścia od papierowej formy dokumentacji jest konieczność zapoznania się z podstawową wiedzą dotycząca przekazywania jej wirtualnie, a także składania oraz sprawdzania złożonych na niej podpisów. Małgorzata Niedźwiedź ekspert w dziale audytu w KPMG w Polsce

Obecnie coraz więcej dokumentów jest przekazywanych drogą elektroniczną w ramach współpracy z innymi podmiotami rynku czy komunikacji z organami publicznymi. Ma to przede wszystkim na celu ułatwienie ich przekazywania oraz udostępniania użytkownikom. Zwiększa to także możliwość porównywania informacji np. finansowych poprzez ustrukturyzowanie zakresu i typu umieszczanych w dokumentach danych. Elektroniczna forma dokumentów wymusza umieszczenie na nich podpisu w postaci właśnie elektronicznej. Najczęściej są to sygnatury zarządu danej jednostki, który składa dokumenty do odpowiednich organów, ale może to też być chociażby osoba fizyczna, która chce przeprocesować sprawy urzędowe bez konieczności udawania się do danej placówki.

Właściwa sygnatura

Podstawową kwestią związaną z podpisami elektronicznymi jest zastosowanie właściwego rodzaju sygnatury. Można rozróżnić podpisy elektroniczne wewnętrzne i zewnętrzne. W przypadku sygnatur wykonanych pierwszą metodą, następuje osadzenie danych tworzących podpis w sygnowanym pliku. W zależności od wyboru może wyglądać to wdwojaki sposób – otoczony lub otaczający. Podpis wewnę trzny otoczony uwidoczniony jest poprzez pojawienie się nowej części z opisem „ds:Signature" w sygnowanym pliku. Jeśli zostanie ona usunięta, plik będzie identyczny jak ten przed...