Zdalny udział w zgromadzeniach wspólników

Konieczność umożliwienia prowadzenia działalności w sposób sprawny i nieprzerwany w obliczu epidemii, zmusiła polskiego ustawodawcę do podjęcia działań dzięki którym osoby i podmioty wchodzące w skład organów spółek handlowych, mogą aktywnie uczestniczyć w ich pracy w sposób zdalny. Zasada ta dotyczy również zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy.

Jak w przypadku każdej zmiany przepisów, na początku stosowania także tych nowych rozwiązań może pojawić się szereg pytań i wątpliwości, zarówno ze strony samych spółek, jak i członków ich organów. Jakie problemy potencjalnie mogą napotkać?

Obowiązek przyjęcia regulaminu

Wprowadzając możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników oraz walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ustawodawca pozostawił kompetencję dla rady nadzorczej (a w przypadku jej braku – dla wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), do określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu w tym trybie. Regulacja ta sprawia, że praktyczne zastosowanie możliwości udziału w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu w sposób zdalny, jest uzależnione od przyjęcia i obowiązywania takiego regulaminu w spółce. Czy zatem należy przyjąć, że każda spółka kapitałowa ma obowiązek sprawić, by regulamin ten został u niej przyjęty? Wydaje się, że tak. Brak określenia wskazanych powyżej zasad mógłby spowodować wystąpienie istotnych trudności związanych z przeprowadzeniem zgromadzenia, m.in. z weryfikacją uprawnień uczestników czy samym ich udziałem w zgromadzeniu (np. poprzez wskazanie wykorzystywanej platformy i wymogów technicznych). W...