Dostęp do swoich danych nie jest prawem absolutnym

Organ administracji, jak każdy inny administrator danych osobowych, ma obowiązek zapewnienia, żeby komunikacja z osobą, której dane dotyczą, była przejrzysta.

Jedną z sytuacji, w których następuje kontakt administratora z osobą, której dane posiada, jest zwrócenie się przez nią z wnioskiem o wykonanie prawa dostępu, określonego w art. 15 ust. 1 i 3 RODO.

Sprawa wniosku

Administrator ma obowiązek ułatwiać kontakt osobie, której dane dotyczą. Na przykład w treści obowiązku informacyjnego wykonywanego na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO wskazuje dedykowany sprawom ochrony danych osobowych adres e-mail. Należy jednak pamiętać, że korespondencja kierowana do administratora w inny sposób (np. listownie) także jest skutecznym złożeniem wniosku. Podobnie jest, gdy osoba skieruje korespondencję na inny adres e-mail należący do administratora – w dalszym ciągu ma on obowiązek ustosunkować się do złożonego żądania dostępu do danych. Wysłanie wiadomości na inny niż dedykowany adres e-mail może czasem usprawiedliwić opóźnienie w zrealizowaniu żądania przez administratora. Nie może on jednak pomijać takiej korespondencji, uzasadniając, że wpłynęła ona nieodpowiednią drogą.

Tym samym administrator powinien być przygotowany na tego rodzaju ewentualność, a jego pracownicy poinformowani, co zrobić, gdy do ich działu lub skrzynki elektronicznej trafi korespondencja dotycząca danych osobowych.

Należy również zaznaczyć, że podmiot ma obowiązek poinformować osobę, która zwraca się do niego z żądaniem...