Digitalizacja akt pracowniczych: konieczny bezpieczny system

NARZĘDZIA | Oprogramowanie do prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej musi przede wszystkim zapewniać poufność dokumentów. Dostęp do nich mają mieć tylko uprawnione osoby.

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmiany przepisów kodeksu pracy umożliwiające prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Wprowadziła je ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357).

W jaki sposób pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą od 2019 r.? Jakie obowiązki będą na nim spoczywać w związku z możliwością digitalizacji akt pracowniczych, w szczególności w zakresie wykorzystywanych systemów? Jaki wpływ na digitalizację akt mają przepisy RODO?

Forma cyfrowa

Już teraz przedsiębiorcy chętnie korzystają z dostępnych na rynku systemów i programów wspomagających prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Obecnie prowadzenie dokumentacji pracowniczej w systemach nie zwalnia jednak pracodawców z obowiązku prowadzenia jej również w formie papierowej.

Od 1 stycznia 2019 r. możliwe będzie prowadzenie akt wyłącznie w formie cyfrowej. Zmiany k.p. w tym zakresie mają docelowo przyspieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania teczki pracowniczej, poprawić jakość prowadzanej dokumentacji i, co równie ważne, zmniejszyć koszty jej przechowywania.

Wybór co do formy...