Firma może ustalić własne zasady rozliczania podróży służbowych

Pracodawcy nie są świadomi możliwości ustanowienia warunków wypłacania należności z tytułu wykonywania przez pracowników obowiązków poza miejscem pracy np. w regulaminie wynagradzania. Może to uprościć kwestie podatkowo-księgowe.

Podróże służbowe i związane z nimi rozliczenia oraz kwestie księgowo-podatkowe sprawiają wiele trudności zarówno pracodawcom, ale także samym pracownikom. Problemem w podróżach służbowych jest prawidłowo określona hierarchia przepisów, a w zasadzie brak jej uregulowania. Dlatego przed przystąpieniem do ujęcia księgowego podróży służbowych w księgach skupmy się na podstawach prawnych jej rozliczenia.

Podstawa prawna

Podstawę prawną w zakresie rozliczenia pracownika z podróży służbowej reguluje art.77 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (tj. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników zatrudnionych u przedsiębiorców sektora prywatnego (tj. pracowników innych, niż zatrudnionych w sferze budżetowej) określa się w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę.

Dopiero w przypadku, gdy regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy albo umowa o pracę nie zawierają takich postanowień (lub w razie ich braku), pracownikom przysługuje...