Jak chronić dane księgowe

W polityce rachunkowości jednostka powinna opisać system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Oczywiście system ten powinien istnieć nie tylko na papierze.

Przed czym, a nawet przed kim chronimy nasze dane? Przed fizyczną utratą, przed kradzieżą, przed zaszyfrowaniem, a nawet przed pracownikami, np. zabezpieczając tajemnicę wynagrodzeń.

Zasady ochrony danych i terminów ich przechowywania zostały opisane w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości „Ochrona danych" (dalej: uor). Regulacje te powstały ponad 25 lat temu i przede wszystkim dotyczą zasobów gromadzonych w formie papierowej. W odniesieniu do danych systemu informatycznego rachunkowości zawarto dość ogólne stwierdzenie, że należy stosować odpowiednie rozwiązania programowe i organizacyjne, chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2 uor).

W pierwszej kolejności należy uświadomić sobie, co składa się na dane gromadzone w księgowości jednostki. Należą do nich:

∑ sprawozdania finansowe i inne sprawozdania sporządzane przez jednostkę,

∑ księgi rachunkowe,

∑ dokumentacja podatkowa, w tym deklaracje i ewidencje,

∑ dokumenty kadrowo-płacowe,

∑ dowody źródłowe,

∑ umowy, polisy itp.,

∑ inne.

Dowody źródłowe

Dokumenty, których jest najwięcej – stanowią podstawę zapisu w księgach i mogą być w jednej jednostce generowane i przechowywane w różnych formach:

∑ papierowej,

∑ elektronicznej powstałej z formy...