Listę płac musimy archiwizować przez pół wieku

Każdy pracodawca musi trzymać dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Gdy likwiduje działalność, także nie może ich usunąć, tylko powinien je przekazać do dalszego przechowywania

Po rozstaniu z pracownikiem nie wolno nam zniszczyć czy wyrzucić dokumentów dotyczących jego zatrudnienia. Odnosi się to nie tylko do akt osobowych, ale i dokumentów płacowych. Tymi ostatnimi są listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody.

Obowiązek prowadzenia i gromadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tej dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub jej zniszczeniem wynika z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Konieczność archiwizowania dokumentacji płacowej przewidziana jest w art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Akta osobowe i dokumenty płacowe trzymamy przez 50 lat od ustania zatrudnienia.

Nie tylko oryginały

Przechowaniu podlegają także kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez dziesięć lat od dnia ich przekazania do ZUS. Dokumenty te powinny być gromadzone w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego, w zależności od formy, w jakiej są przekazywane do ZUS. Tak wynika z art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).

Wybrany okres

Skąd pomysł na 50-letni okres...