Ostatni moment na przegląd dokumentów funduszu socjalnego

Pracodawcy muszą na bieżąco usuwać dane osobowe zebrane w celach zfśs, których nie powinni przetwarzać. Raz w roku muszą jednak dokonać formalnego ich przeglądu.

Taki obowiązek wszedł w życie od 4 kwietnia 2019 r. po nowelizacji ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 998 ze zm.). Wówczas do art. 8 ustawy dodano przepisy, które wskazują, że co do zasady osoba uprawniona do korzystania z funduszu udostępnia swoje dane osobowe w celu przyznania świadczeń z tego funduszu w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania tych informacji. Na potwierdzenie może żądać przedłożenia nie tylko oświadczeń, ale i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej uprawnionego do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1a).

Podstawa decyzji

Żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zfśs, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną tak pracownika, jak i członków jego rodziny, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Pracodawca musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te, które są niezbędne, żeby rozpatrzyć prawo do świadczeń z zfśs. Chodzi więc o dane potwierdzające spełnianie kryteriów do uzyskania pomocy czy dofinansowań z funduszu. Te kryteria są zaś różne w zależności od tego, o jakie wsparcie chodzi. Zakresu danych, które będą niezbędne do rozpatrzenia prawa do świadczenia, nie zawsze da się więc z góry ustalić. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Stąd...