Nie każdy brak można uwzględnić
Niedobory towarów mogą powstawać z różnych przyczyn. Przedsiębiorca powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i zgromadzić dokumentację, z której wynika, że dołożył należytej staranności, aby uniknąć strat.
W przeciwnym wypadku nie będzie mógł ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie będzie miał takiej możliwości także wtedy, gdy wartość niedoborów muszą spłacić pracownicy odpowiedzialni materialnie za mienie firmy.
Kwestia zaliczenia straty do kosztów nie wpływa natomiast na rozliczenia VAT. Nawet jeśli niedobór jest uznany za zawiniony przez pracownika, firma nie musi korygować tego podatku odliczonego przy zakupie. Jednocześnie obciążając pracownika, nie ma obowiązku naliczać VAT. Nie jest to bowiem ani dostawa towarów, ani świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT.
Organy podatkowe potwierdzają, że taka spłata ma charakter odszkodowawczy i nie podlega opodatkowaniu.