Działy administracyjne do przeglądu

źródło: 123RF

Zaniedbywanie back office ma negatywny wpływ na całe przedsiębiorstwo, zniechęca pracowników i klientów

Źle zorganizowane potrafią generować niepotrzebne koszty. Dlatego warto zadbać o ich optymalizację.

BARBARA MEJSSNER

W każdej firmie, prócz jej podstawowej działalności, wykonywane są liczne zadania administracyjne, bez których biznes nie mógłby prawidłowo funkcjonować. Jednak te obszary, nazywane obszarami wsparcia lub back office, nie są traktowane priorytetowo i z tego powodu są często zaniedbywane. Ma to negatywny wpływ na całe przedsiębiorstwo, ponieważ powoduje powstawanie niepotrzebnych kosztów i zniechęcenie pracowników oraz klientów.

Działy back office są zazwyczaj też mniej efektywne niż działy bliższe biznesowi ze względu na brak systemu automatyzacji działań i koordynacji pomiędzy pracownikami. Potrzebne do pracy elementy są przechowywane w wielu różnorodnych aplikacjach lub rejestrowane tradycyjnie, bez użycia narzędzi informatycznych, co powoduje, że identyfikacja i hierarchizacja kolejnych spraw do wykonania trwa bardzo długo. Według firmy Genesys w źle zorganizowanym back office pracownicy spędzają 28 proc. czasu pracy na wykonywaniu bezproduktywnych zadań. To znacznie podwyższa koszty funkcjonowania działów wsparcia, gdyż jak wyliczono 30-50 proc. kosztów ich działania związanych jest ze zbyt długą realizacją zadań. Często zdarza się też, że w obszarach wsparcia działania są dublowane. Powielanie zadań zajmuje aż 24 proc. czasu pracy działu.

Co zrobić zatem, by back office funkcjonował sprawnie? Odpowiedzią jest jego...