Jak rozliczać koszty między usługodawcą a usługobiorcą

Firmy coraz częściej nie zatrudniają pracowników na umowy o pracę, ale korzystają z usług podmiotów zewnętrznych. Ważne jest, aby już przy podpisywaniu umów wyraźnie ustalić sposób rozliczania dodatkowych opłat.

Anna Olszewska

W praktyce gospodarczej coraz częściej przedsiębiorcy nie zatrudniają pracowników na umowy o pracę, ale korzystają z usług podmiotów zewnętrznych, czyli outsourcingu. Tymi podmiotami są przeważnie osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą. W umowach z tymi podmiotami często można się spotkać z zapisami o zwrocie części lub wszystkich kosztów poniesionych przez usługodawcę w trakcie świadczenia usługi. Powstaje wówczas pytanie, jak w takiej sytuacji prawidłowo rozliczać koszty.

Trzy metody

Z podatkowego punktu widzenia istnieją trzy sposoby ich rozliczenia. Można bowiem:

1. skorzystać z tzw. zwrotu wydatków,

2. przenieść koszty w formie refaktury oraz

3. poniesione koszty zawrzeć w cenie usługi jako element kalkulacyjny.

Zwrot wydatków

Pierwszy ze sposobów stosuje się na podstawie art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, który wyłącza zwrot wydatków z opodatkowania VAT pod warunkiem, że zostały one poniesione w imieniu i na rzecz usługobiorcy, na co usługodawca posiada dowody, a wydatki te ujmowane były przejściowo w prowadzonej przez niego ewidencji. Spełnienie przez podatnika (usługodawcę) tych...