Dane o sytuacji socjalnej pracowników do przeglądu

Pracodawcy raz na rok muszą usuwać zbędne dane osobowe zgromadzone w związku z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Dla tych, którzy w 2020 r. tego nie zrobili, to ostatni dzwonek. Inaczej grożą im wysokie kary.

Prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wiąże się z przetwarzaniem przez pracodawców szeregu danych osobowych, w tym szczególnych kategorii danych (np. zdrowotnych). Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Aby więc podjąć decyzję o przyznaniu świadczenia, pracodawca musi poznać sytuację, w jakiej znajduje się pracownik. Co do zasady odbywa się to na podstawie składanych przez pracownika oświadczeń. Jednak pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Pod rygorem sankcji z RODO

Nowelizacja przepisów ustawy o zfśs, mająca na celu zapewnienie stosowania RODO, która weszła w życie 4 maja 2019 r., wprowadziła obowiązek dokonywania przez pracodawców przeglądu danych osobowych zebranych na potrzeby funduszu nie rzadziej niż raz w roku. Pracodawcy nie są ograniczeni konkretnym terminem na dokonanie audytu – obowiązek ten mogą wypełnić w dowolnie wybranym momencie, nie rzadziej jednak niż raz w roku kalendarzowym. Przegląd ma mieć na celu ustalenie niezbędności przechowywania danych i usunięcie tych, których przetwarzanie nie jest już konieczne.

Aby...