Ręczne opisywanie dokumentów nie jest konieczne

Wpisanie na fakturze sposobu ujęcia jej w księgach nie jest bezwzględnym wymogiem. Jeżeli wydruk z systemu komputerowego zawiera wszystkie niezbędne elementy dekretu, to może zastąpić tradycyjną formę kwalifikacji

- Pracownicy księgowości w mojej spółce pracują na programie finansowo-księgowym. Czy prowadząc komputerowo księgowość, można nie nanosić ręcznych dekretacji na dokumentach – fakturach, rachunkach? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe). W szczególności dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wyszczególnienie to ma charakter otwarty. Niemniej przedsiębiorca powinien zwracać uwagę na prawidłową formę i treść dokumentu stanowiącego podstawę do wprowadzenia danego wydatku do ksiąg...