Każdą operację trzeba potwierdzić

PROCEDURY | Dokument księgowy wymaga kontroli merytorycznej. Jej ślad musi widnieć na fakturze. Wystarczy adnotacja z podpisem upoważnionej osoby i datą.

Każdy podmiot gospodarczy, prowadząc ewidencję księgową, powinien opracować wewnętrzne procedury kontrolne. Takie opracowania procedur dotyczą nie tylko zakresu przedmiotowego kontroli, a więc tego, co podlega kontroli, lecz również zakresu podmiotowego. Dowody księgowe, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej, są podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych. Poprawność dokumentów księgowych będzie więc istotna do uznania, czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo czy też nie. Przed wprowadzeniem dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych musi on przejść odpowiednie kontrole: merytoryczną, rachunkową i formalną.

Zgodność ze stanem faktycznym

Kontrola merytoryczna dowodu księgowego polega na stwierdzeniu, czy dowód:

- dokumentuje faktyczny przebieg operacji gospodarczej, czyli jest zgodny ze stanem faktycznym,

- dokumentuje rzeczywisty zakres tej operacji, a więc czy miała ona miejsce.

Taką kontrolę przeprowadza wyłącznie osoba, która ma wiedzę, czy zlecenie (umowa) zostało wykonane. Najczęściej taką kontrolę przeprowadza pracownik realizujący zakup lub kierownik komórki organizacyjnej, która jest odpowiedzialna za dokonanie operacji gospodarczej. Kontroli merytorycznej nie dokonuje więc pracownik służb księgowych, gdyż nie ma do tego...