Dokumentacja księgowa w pytaniach i odpowiedziach

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych nie są proste i budzą bardzo wiele wątpliwości. Przedstawiamy rozwiązania kilku najciekawszych problemów

Dokumentację zatwierdza i podpisuje kierownik jednostki

- Jesteśmy spółką z o.o. i przekazaliśmy prowadzenie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego. Czy w tej sytuacji zasady (politykę) rachunkowości powinno opracować biuro czy my?

W tym przypadku najistotniejszą sprawą jest świadomość, kto ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, a zatem i za sporządzenie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Mniejsze znaczenie ma to, kto tę dokumentację faktycznie opracuje. Otóż, zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą ponosi kierownik jednostki, w tym z tytułu nadzoru.

Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik powierzy innej osobie za jej zgodą. Zatem nawet gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone biuru rachunkowemu, odpowiedzialność za te księgi, oraz za dokumentację przyjętych zasad (polityki rachunkowości) z tytułu nadzoru ponosi kierownik jednostki.

W praktyce zazwyczaj biuro, w ramach podpisanej umowy, przygotowuje przedmiotową dokumentację w porozumieniu z jednostką i przekazuje egzemplarz tej dokumentacji jednostce. Dokumentacja musi być zatwierdzona i podpisana przez kierownika jednostki.

O miejscu prowadzenia ksiąg trzeba zawiadomić...