Przeciążone akta osobowe

autor zdjęcia: M. P.

źródło: Rzeczpospolita

Beata Spychała

PROCEDURA | Gromadzenie w teczce pracownika wszystkich dotyczących go dokumentów oznacza nieuprawnione przetwarzanie jego danych wrażliwych. Nie zmieni tego nawet jego zgoda wyrażona na piśmie.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 kodeksu pracy). Zasady jej gromadzenia i przechowywania określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm; dalej: rozporządzenie).

Zgoda lub konieczność

Kodeks pracy odsyła do stosowania w zakresie nim nieuregulowanym do stosowania przepisów o ochronie danych osobowych – tj. do ustawy z 29 sierpnia 1997 r., tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm; dalej: ustawa).

Zgodnie z jej art. 23 przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne pod warunkiem, że:

- osoba, której dotyczą, wyrazi na to zgodę (chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych),

- jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Pracodawca...