Dokumenty księgowe wolno przechowywać w formie elektronicznej. Jak to robić?

źródło: materiały prasowe

Patrycja Pleskot, konsultant w PwC

Archiwizując faktury elektronicznie, firmy powinny to robić w sposób pozwalający na każdorazowe odtworzenie formy papierowej w jej oryginalnej postaci na żądanie organu podatkowego.

Coraz częściej podmioty odchodzą od tradycyjnego sposobu przechowywania dokumentów księgowych w wersji papierowej i skłaniają się ku ich archiwizacji częściowo lub wyłącznie w formie elektronicznej. Podstawowe zalety tego sposobu przechowywania dokumentacji to możliwość ograniczenia kosztów, a także usprawnienia obiegu dokumentów wewnątrz jednostki. Nie ulega wątpliwości, że taka forma przechowywania dokumentów przynosi oszczędności zarówno przedsiębiorstwom, jak i środowisku naturalnemu.

W momencie wyboru elektronicznego sposobu archiwizacji dokumentów księgowych podatnik musi jednak stawić czoła wielu niejasnościom i znaleźć odpowiedzi na pytania:

- czy organy podatkowe nie będą kwestionowały prawa do odliczenia VAT z faktur przechowywanych w formie skanów?

- czy wydatek udokumentowany na podstawie dowodu księgowego przechowywanego w formie skanu może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów?

- czy oryginalne dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone?

- jakie warunki muszą być spełnione, aby dokumenty mogły być przechowywane w formie elektronicznej?

Warunki przechowywania dokumentów w formie elektronicznej określają w szczególności przepisy ustawy o rachunkowości (dalej: uor), a także ustawy o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT), które zostaną poddane szczegółowej...